Stel je voor: je keukenkastje: Je hebt een stapel schoonmaakmiddelen, vaatdoeken, theedoeken en een paar keukensponsjes. Alles gooi je in één kastje. Het past er allemaal in, maar elke keer als je een theedoek nodig hebt, moet je door alle flesjes met schoonmaakmiddelen en sponsjes graven om hem te vinden. Klinkt dat handig? Waarschijnlijk niet.

Wat als je in plaats daarvan alles netjes in bakjes zou indelen? Schoonmaakmiddelen in één bak, theedoeken in een andere, en sponsjes in een aparte hoek. Niet alleen past alles beter, maar je kunt ook veel sneller en makkelijker pakken wat je nodig hebt, zonder stress of gedoe.

Datzelfde principe geldt ook voor je MacBook of laptop. Je computer is als dat keukenkastje: het kan heel veel data bevatten, maar als je alles maar lukraak opslaat, wordt het een chaos. Bestanden die je ooit nodig had, maar nu nauwelijks gebruikt, staan tussen de belangrijkste documenten en foto’s die je wel dagelijks wilt openen. Elke keer dat je iets zoekt, moet je door een warboel van bestanden klikken en graven om eindelijk dat ene bestand te vinden.

Het ordenen van je data is niet alleen fijn voor een opgeruimd gevoel, maar ook essentieel om productief te blijven en frustraties te voorkomen. Net zoals het keukenkastje, gaat het erom dat je snel toegang hebt tot wat je nodig hebt zonder in een overvolle digitale ruimte te hoeven zoeken.

Een goed georganiseerde laptop zorgt voor:

• Sneller vinden van bestanden: Je weet precies waar je iets kunt vinden omdat je alles op logische plekken hebt opgeslagen.
• Meer rust en overzicht: Een georganiseerde computer geeft je rust. Geen onnodige bestanden of verouderde data die in de weg zit.
• Efficiënter werken: Je bent minder tijd kwijt met zoeken, waardoor je sneller kunt werken en meer gedaan krijgt.

Laten we eens kijken hoe je jouw digitale ‘keukenkastje’ beter kunt organiseren, zodat je altijd overzicht hebt en je bestanden snel kunt vinden.

Praktische tips voor het organiseren van data

Hoe doe je dat dan, je data organiseren? Hier zijn een paar simpele stappen om overzicht te krijgen:

1. Gebruik de logische hoofd-mappen 

Zowel een Windows laptop als een Apple MacBook hebben standaard een map Documenten en Afbeeldingen.

Dit zijn de planken in je keukenkastje. Op die plank kun je weer extra bakjes zetten. In je keukenkastje heb je misschien een bak voor de theedoeken en een apart bakje voor de vaatdoekjes. Zo kan je in de mappen Document en afbeeldingen submappen gebruiken.

2. Gebruik submappen, maar met mate 

Binnen die hoofd-mappen kun je submappen maken. Maar let op, te veel submappen kan je weer in de val lokken van eindeloos zoeken. Je wilt niet elke keer door 10 lagen mappen moeten klikken om een bestand te vinden. Houd het simpel.

In de map Documenten kan je bijvoorbeeld een map Persoonlijk en Zakelijk maken. Of misschien werkt het voor jou beter om een map per jaar te maken, dus 2024, 2025 etc.

Andere opties zijn

   – binnen Afbeeldingen: “Vakanties“, “Werkprojecten“, “Familie“

   – binnen Documenten: “Belasting“, “Facturen“, “Projecten“

Bedenk wat voor jou handig werkt. Natuurlijk mag je altijd mijn hulp inschakelen om met jou mee te denken of om een aantal verschillende mogelijkheden te benoemen. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je snel het juiste mapje openen.

3. Ruim op wat je niet nodig hebt 

Net zoals je eens in de zoveel tijd je keukenkastje opruimt en oude spullen weggooit, moet je ook je computer af en toe opschonen. Verwijder verouderde bestanden die je niet meer nodig hebt en leeg regelmatig je prullenbak.

4. Geef bestanden duidelijke namen 

Een andere belangrijke tip is om je bestanden duidelijke en herkenbare namen te geven. Een bestand met de naam “document1.pdf” zegt natuurlijk niets. Maar “Belastingaangifte2024.pdf” wel. Dit zorgt ervoor dat je later makkelijker kunt terugvinden wat je zoekt.

5. Sla bestanden in de juiste map op 

Wanneer je nieuwe bestanden opslaat, doe dit dan meteen in de juiste map. Dus geen ‘snel opslaan’ in de map Downloads of Bureaublad, maar direct in de juiste folder, bijvoorbeeld “Werk” of “Facturen”. Dit bespaart je later veel zoekwerk.

Een teveel aan mappen kan ook een valkuil zijn

Het is verleidelijk om voor elk klein dingetje een nieuwe map te maken, maar dat kan je op den duur ook weer tegenwerken. Als je eindeloos door mappen moet klikken, raak je juist weer verdwaald in je eigen systeem. Houd het simpel en overzichtelijk. Een paar goed ingerichte hoofd- en submappen is genoeg.

Maak er een gewoonte van om je data te ordenen.

Een opgeruimde digitale ruimte geeft je rust, overzicht en bespaart je veel tijd. Probeer het organiseren van je bestanden een vaste gewoonte te maken. Bijvoorbeeld, reserveer elke maand 30 minuten om je bestanden op te schonen en te ordenen. Net zoals je je keukenkastje af en toe reorganiseert om te zien wat je nog nodig hebt en wat weg kan.

Heb je hulp nodig bij het organiseren van je data?

Vind je het lastig om structuur aan te brengen in je digitale wereld? Weet je niet waar te beginnen met het ordenen van je bestanden? Ik help je graag! Samen zorgen we ervoor dat jouw MacBook of laptop netjes en overzichtelijk wordt, zodat je altijd snel vindt wat je zoekt zonder stress of gedoe.

Neem gerust contact met me op voor hulp op maat, dan kijken we samen hoe we jouw computer overzichtelijker kunnen maken en een systeem opzetten dat voor jou werkt!